Modelo de Ata para Reunião

Modelo de Ata para Reunião

A ata de reunião é um documento para registro do que foi discutido em reunião e possui o intuito de registrar todos os acontecimentos, conversas e, principalmente, tomadas de decisão.

Durante muitos anos, a ata de reunião foi considerada um documento de estrutura rígida, ou seja, que seguia um determinado padrão, redigida em linguagem formal e muitas vezes de difícil compreensão. Por tal motivo, muitas pessoas passaram a duvidar de sua eficácia e a considerar a ata uma mera formalidade.

Em contrapartida, hoje o documento ganhou novos formatos para que se tornasse efetivamente usual, tendo em vista ser de extrema importância para servir de análise após reunião ou assembleia.

Um bom modelo de ata é aquele que consegue informar por meio de campos prioritários. Confira a seguir.

O que não pode faltar em uma ata de reunião

Em uma ata de reunião devem constar alguns campos estratégicos, como:

  • Informações básicas: data, local, horário de início e de fim da assembleia;
  • Todas as pessoas presentes e seus respectivos cargos (para que o restante da organização saiba quem tomou as decisões);
  • A pauta da reunião, ou seja, o principal objetivo da discussão, aquele que fez com que as pessoas se reunissem;
  • O que foi discutido: o registro de todas as decisões que foram tomadas, o porquê, quais ideias foram deixadas de lado, as razões para tal, entre outros detalhes relevantes. Isso evita que a mesma conversa ocorra várias vezes;
  • Registro das decisões e de tudo o que foi acordado entre os participantes;
  • Compromissos firmados, ou seja, quais as metas, prazo de execução das tarefas e quando será a próxima reunião (dia, horário e local).

Modelo exemplo de ata de reunião

Um modelo básico para servir de exemplo de ata de reunião poderia ser:

“Às ___ horas, do dia ____, do mês de ___________, do ano de _______, reuniu-se à Diretoria _____________________, da (Faculdade, Empresa, Associação) __________________________________. Na pauta de reunião, foi discutido que ___________________ e ____________________, sendo as seguintes decisões aprovadas e encaminhadas: __________________________ , ____________________________ e __________________________ .

A reunião foi presidida por __________________________ (nome), ___________________________________ (cargo) e por mim, ____________________________ (nome), ___________________________ (cargo), que a secretariei.

Assinaturas: __________________.”

Dicas para elaborar a ata de reunião de forma correta

Para elaborar uma ata de reunião satisfatória, é bom seguir algumas dicas importantes:

  • Se posicionar em um local com boa escuta de todos os pontos da sala, ou seja, de onde seja possível ouvir os participantes e, se possível, visualizá-los para ter mais certeza do que estão falando durante a confecção da ata;
  • Tenha papel e caneta de sobra em mãos. Ainda que hoje as atas sejam digitadas em notebooks ou tablets, é sempre bom ter papel e caneta por perto, caso seja preciso fazer anotações “à moda antiga”;
  • Para quem vai fazer a ata via computador ou tablet, é importante ter certeza que:
  1. A pessoa possui boas habilidades de digitação;
  2. O teclado não é barulhento (​no caso do uso de um notebook para criar a ata);
  3. Se o dispositivo está funcionando bem, está devidamente carregado e, principalmente, salvando as alterações de tempos em tempos;
  • Para ter certeza de não perder nenhuma informação importante, grave o áudio da reunião. Dessa forma, ainda que perca alguma informação, é possível retornar ao que foi discutido.

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O Diário Serviços presta todo auxílio na hora de pessoas jurídicas publicarem ata de reunião no Diário Oficial da União, dos Estados ou dos Municípios. Pelo site, é possível fazer a publicação de forma mais prática e sem erros.

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