A ata de reunião é um documento para registro do que foi discutido em reunião e possui o intuito de registrar todos os acontecimentos, conversas e, principalmente, tomadas de decisão.
Durante muitos anos, a ata de reunião foi considerada um documento de estrutura rígida, ou seja, que seguia um determinado padrão, redigida em linguagem formal e muitas vezes de difícil compreensão. Por tal motivo, muitas pessoas passaram a duvidar de sua eficácia e a considerar a ata uma mera formalidade.
Em contrapartida, hoje o documento ganhou novos formatos para que se tornasse efetivamente usual, tendo em vista ser de extrema importância para servir de análise após reunião ou assembleia.
Um bom modelo de ata é aquele que consegue informar por meio de campos prioritários. Confira a seguir.
O que não pode faltar em uma ata de reunião
Em uma ata de reunião devem constar alguns campos estratégicos, como:
- Informações básicas: data, local, horário de início e de fim da assembleia;
- Todas as pessoas presentes e seus respectivos cargos (para que o restante da organização saiba quem tomou as decisões);
- A pauta da reunião, ou seja, o principal objetivo da discussão, aquele que fez com que as pessoas se reunissem;
- O que foi discutido: o registro de todas as decisões que foram tomadas, o porquê, quais ideias foram deixadas de lado, as razões para tal, entre outros detalhes relevantes. Isso evita que a mesma conversa ocorra várias vezes;
- Registro das decisões e de tudo o que foi acordado entre os participantes;
- Compromissos firmados, ou seja, quais as metas, prazo de execução das tarefas e quando será a próxima reunião (dia, horário e local).
Modelo exemplo de ata de reunião
Um modelo básico para servir de exemplo de ata de reunião poderia ser:
“Às ___ horas, do dia ____, do mês de ___________, do ano de _______, reuniu-se à Diretoria _____________________, da (Faculdade, Empresa, Associação) __________________________________. Na pauta de reunião, foi discutido que ___________________ e ____________________, sendo as seguintes decisões aprovadas e encaminhadas: __________________________ , ____________________________ e __________________________ .
A reunião foi presidida por __________________________ (nome), ___________________________________ (cargo) e por mim, ____________________________ (nome), ___________________________ (cargo), que a secretariei.
Assinaturas: __________________.”
Dicas para elaborar a ata de reunião de forma correta
Para elaborar uma ata de reunião satisfatória, é bom seguir algumas dicas importantes:
- Se posicionar em um local com boa escuta de todos os pontos da sala, ou seja, de onde seja possível ouvir os participantes e, se possível, visualizá-los para ter mais certeza do que estão falando durante a confecção da ata;
- Tenha papel e caneta de sobra em mãos. Ainda que hoje as atas sejam digitadas em notebooks ou tablets, é sempre bom ter papel e caneta por perto, caso seja preciso fazer anotações “à moda antiga”;
- Para quem vai fazer a ata via computador ou tablet, é importante ter certeza que:
- A pessoa possui boas habilidades de digitação;
- O teclado não é barulhento (no caso do uso de um notebook para criar a ata);
- Se o dispositivo está funcionando bem, está devidamente carregado e, principalmente, salvando as alterações de tempos em tempos;
- Para ter certeza de não perder nenhuma informação importante, grave o áudio da reunião. Dessa forma, ainda que perca alguma informação, é possível retornar ao que foi discutido.
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