A ata de reunião é um documento para registro do que foi discutido em reunião e possui o intuito de registrar todos os acontecimentos, conversas e, principalmente, tomadas de decisão.
Durante muitos anos, a ata de reunião foi considerada um documento de estrutura rígida, ou seja, que seguia um determinado padrão, redigida em linguagem formal e muitas vezes de difícil compreensão. Por tal motivo, muitas pessoas passaram a duvidar de sua eficácia e a considerar a ata uma mera formalidade.
Em contrapartida, hoje o documento ganhou novos formatos para que se tornasse efetivamente usual, tendo em vista ser de extrema importância para servir de análise após reunião ou assembleia.
Um bom modelo de ata é aquele que consegue informar por meio de campos prioritários. Confira a seguir.
O que não pode faltar em uma ata de reunião
Em uma ata de reunião devem constar alguns campos estratégicos, como:
- Informações básicas: data, local, horário de início e de fim da assembleia;
- Todas as pessoas presentes e seus respectivos cargos (para que o restante da organização saiba quem tomou as decisões);
- A pauta da reunião, ou seja, o principal objetivo da discussão, aquele que fez com que as pessoas se reunissem;
- O que foi discutido: o registro de todas as decisões que foram tomadas, o porquê, quais ideias foram deixadas de lado, as razões para tal, entre outros detalhes relevantes. Isso evita que a mesma conversa ocorra várias vezes;
- Registro das decisões e de tudo o que foi acordado entre os participantes;
- Compromissos firmados, ou seja, quais as metas, prazo de execução das tarefas e quando será a próxima reunião (dia, horário e local).
Modelo exemplo de ata de reunião
Um modelo básico para servir de exemplo de ata de reunião poderia ser:
“Às ___ horas, do dia ____, do mês de ___________, do ano de _______, reuniu-se à Diretoria _____________________, da (Faculdade, Empresa, Associação) __________________________________. Na pauta de reunião, foi discutido que ___________________ e ____________________, sendo as seguintes decisões aprovadas e encaminhadas: __________________________ , ____________________________ e __________________________ .
A reunião foi presidida por __________________________ (nome), ___________________________________ (cargo) e por mim, ____________________________ (nome), ___________________________ (cargo), que a secretariei.
Assinaturas: __________________.”
Que tipos de reunião deveriam usar um modelo de ata?
Tradicionalmente, um modelo de ata é usado em reuniões mais formais, como aquelas realizadas com todos os membros da empresa, pela diretoria ou com stakeholders chave. Essas reuniões, que envolvem decisões importantes, exigem um registro detalhado para documentar as discussões.
Contudo, o formato da ata também é útil para reuniões menos formais, como as de equipe ou com objetivos específicos, como lançamentos de projetos, retrospectivas ou reuniões diárias (stand-ups).
Nesses casos, o modelo pode ser adaptado para se adequar ao contexto da reunião, garantindo que as informações essenciais sejam registradas de forma clara e objetiva, sem perder o foco nas ações necessárias.
Como um modelo de ata pode me ajudar a realizar reuniões mais eficientes e eficazes?
Existem diversos motivos pelos quais algumas reuniões podem ser ineficazes e acabar desperdiçando tempo. A falta de foco, a duração excessiva ou até a frequência inadequada são problemas comuns.
Se, frequentemente, você se vê saindo de uma reunião sem compreender bem o que foi discutido ou sem saber quais decisões foram realmente tomadas, um modelo de ata pode ser a chave para mudar isso.
Ao definir claramente o propósito e os objetivos de cada reunião, garantir a presença dos participantes certos e atribuir responsabilidades durante a reunião, o modelo de ata proporciona uma estrutura que mantém as discussões direcionadas e eficazes.
Ele assegura que as ações sejam bem definidas e acompanhadas, garantindo que o progresso continue mesmo após o término da reunião, tornando o processo mais produtivo e focado em resultados.
Dicas para elaborar a ata de reunião de forma correta
Para elaborar uma ata de reunião satisfatória, é bom seguir algumas dicas importantes:
- Se posicionar em um local com boa escuta de todos os pontos da sala, ou seja, de onde seja possível ouvir os participantes e, se possível, visualizá-los para ter mais certeza do que estão falando durante a confecção da ata;
- Tenha papel e caneta de sobra em mãos. Ainda que hoje as atas sejam digitadas em notebooks ou tablets, é sempre bom ter papel e caneta por perto, caso seja preciso fazer anotações “à moda antiga”;
- Para quem vai fazer a ata via computador ou tablet, é importante ter certeza que:
- A pessoa possui boas habilidades de digitação;
- O teclado não é barulhento (no caso do uso de um notebook para criar a ata);
- Se o dispositivo está funcionando bem, está devidamente carregado e, principalmente, salvando as alterações de tempos em tempos;
- Para ter certeza de não perder nenhuma informação importante, grave o áudio da reunião. Dessa forma, ainda que perca alguma informação, é possível retornar ao que foi discutido.
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