5 dicas de como redigir uma ata de reunião

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Acompanhe as 5 principais dicas para redigir uma ata de reunião, e saiba também como publicar ata no Diário Oficial da União com auxílio de agência de publicidade legal.

Em todos os ambientes de trabalho, mesmo nos informais, é preciso tomar registro das decisões firmadas em reuniões, para que tudo o que foi discutido seja formalizado e repassado a todos os funcionários e colaboradores que queiram se atualizar em relação à situação da empresa.

Para tal, é preciso formular um documento chamado de ata de reunião.

Saiba mais: Como criar uma ata de reunião.

A ata de reunião ontem e hoje

Durante muito tempo, a ata de reunião foi utilizada como maneira de formalizar decisões tomadas por empresas, associações e condomínios.

Hoje continua exercendo essa função, porém nas mais diversas entidades, já que se tornaram documentos mais flexíveis quanto à sua apresentação.

Se antes a ata era composta por uma estrutura rígida, com linguagem extremamente elaborada, hoje tem como objetivo principal facilitar o acesso a informações sobre decisões tomadas.

Existem algumas orientações que permanecem vigentes durante a elaboração da ata, principalmente em relação aos tipos de informações que devem constar no documento e à qualidade do texto redigido.

O que é preciso fazer antes de redigir a ata de reunião

  • Ao se preparar para redigir uma ata de reunião, é preciso considerar o espaço e se posicionar em um local mais central, em que seja possível ouvir todos os participantes e identificar cada falante com clareza.
  • Sempre tenha papel e caneta em mãos. O papel deve ser em abundância, para que não haja empecilhos para as anotações.
  • Aqueles que preferem redigir a ata em computador devem se certificar de digitar rápido o suficiente, contar com teclado não muito barulhento e ter a possibilidade de salvar as alterações com frequência, para evitar perda de dados mediante queda de energia. De toda forma, é fundamental ter sempre papel e caneta por perto.
  • É aconselhável gravar o áudio da reunião, assim, no caso de sofrer alguma perda de informação, basta recorrer à gravação e conferir os acontecimentos. Áudios são sempre a melhor maneira de complementar a ata.

Saiba mais: Ata de reunião para anúncio de redução de capital.

5 dicas para redigir uma ata de reunião corretamente

 

  • Data, local e horário não podem faltar

 

Aqui, é preciso mencionar o horário de começo e final da reunião, além do local onde está ocorrendo o encontro e a data completa.

 

  • Não deixe de citar todas as pessoas presentes e seus devidos cargos

 

Todos os que podem participar ativamente da tomada de decisões devem ser apresentados pela ata, já que os futuros leitores precisam saber com clareza quem auxiliou em cada decisão.

 

  • Pauta para a reunião

 

É preciso apresentar a pauta da reunião, tópico em que são apresentados todos os assuntos e temas a serem discutidos.  

 

  • Discussões abordadas

 

É necessário relatar o porquê de algumas ideias não terem sido aprovadas enquanto outras foram tomadas. Isso ajuda a evitar a retomada de um mesmo assunto posteriormente.

 

  • Compromissos

 

É tudo o que ficou combinado para ser posto em prática após a reunião. Aqui é preciso deixar muito claro todos os prazos para a realização dos compromissos estipulados, quem serão os responsáveis por cada atividade, além de qual será a data, horário e participantes da próxima reunião.

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