Saiba o que é uma ata de assembleia, qual a sua importância e o que não pode faltar nesse documento. Veja também como publicar ata por meio do Diário Serviços.
A ata nada mais é que um texto redigido para resumir e registrar tudo o que ocorre durante uma reunião ou assembleia, como decisões, deliberações, ocorrências e resoluções.
A fim de evitar que haja modificação após o registro, a ata deve ser escrita de forma que tudo já esteja bem definido.
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A importância da ata de assembleia
- Na ata, as ocorrências são anotadas de forma que as ações e seus responsáveis sejam acompanhados de perto;
- Assembleias com atas bem elaboradas são mais eficientes e mais efetivas do que as realizadas sem registro;
- Questões essenciais da discussão são documentadas para que outras pessoas, que não puderam comparecer à assembleia, possam ter acesso ao que ocorreu sem ter que marcar novos encontros.
Outros aspectos importantes a serem considerados com relação à importância das atas de assembleia são:
Para elucidar decisões
Quanto mais pessoas envolvidas em uma assembleia, maior a chance de haver dúvidas em relação ao que foi decidido. Ao registrar todas as decisões em ata, os presentes terão uma versão oficial de tudo o que fora resolvido oficialmente, evitando também desentendimentos futuros.
Em síntese, redigir atas ajuda a manter maior clareza sobre o que foi decidido. Isso faz com que todos os envolvidos deixem a assembleia com um entendimento mútuo sobre as ocorrências.
A fim de cumprir exigências legais
Existem casos em que as atas podem ser exigidas pelos estatutos do grupo, como nas assembleias de conselhos.
Nesse sentido, o documento é considerado como um meio legal para propósitos, como auditorias e impostos.
Importante salientar que, para todos os casos, é preciso que a pessoa responsável por redigir a ata seja capacitada para tal.
Itens de ação
Manter um registro dos itens de ação firmados em uma assembleia pode ser muito útil para grupos que se encontram com certa regularidade.
Ter o hábito de revisar itens de encontros anteriores faz com que seja mais rápido perceber o que ainda precisa ser feito. Isso garante aos membros organizar o que ainda precisa ser realizado antes da próxima reunião.
O que não pode faltar em uma ata de assembleia
Toda ata deve constar de data, horário e local. É de extrema importância anotar o horário de início de final da reunião. Além disso, em toda ata é preciso citar:
- Pessoas presentes e seus cargos: todas as pessoas que tiverem acesso à ata têm direito de saber por quem as decisões foram tomadas;
- Pauta para a assembleia: Na pauta são apresentados os assuntos e temas a serem discutidos;
- Decisões tomadas: Nesse espaço é preciso relatar por que determinadas decisões foram tomadas enquanto outras ideias não foram aprovadas. Isso ajudará a evitar perda de tempo com a mesma discussão;
- Compromissos: Tudo o que deve ser acertado no pós-assembleia, deixando claro qual o prazo para execução das ações necessárias, além de decidir quem será o responsável por cada um dos compromissos (o que pode envolver mais de uma pessoa, como, por exemplo, uma equipe), além de constar a data, o horário e os participantes da próxima reunião.
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Publique ata de assembleia por meio do Diário Serviços
O Diário Serviços é um portal online que viabiliza a publicação de documentos e materiais, como ata de assembleia, no Diário Oficial da União, dos Estados e dos Municípios (os veículos de comunicação oficiais do país), através da publicidade legal.
Navegue pelo site para obter as orientações.
