Saiba a real importância de realizar a gestão de documentos fiscais, e veja também como publicar no Diário Oficial da União através de agência de publicidade legal.
As regras fiscais são uma das principais preocupações que um empreendedor deve ter ao abrir um novo negócio. São diversas regras (chegando às centenas!) dependendo do tipo de empresa, e todas com cruzamentos automáticos e validação pelo Fisco.
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Visto isso, é crucial ter em mente que introduzir procedimentos fiscais em seu negócio deve começar pelas Notas Fiscais.
Documentos fiscais e o Fisco
Os documentos são de extrema importância para as empresas e a assimilação entre o documento fiscal e o que de fato aconteceu é essencial. Se a operação não ocorreu de fato, o Fisco deverá pressupor que existiu por ter um documento fiscal.
Além disso, uma informação pouco divulgada é a importância de se armazenar o documento de XML válido por um período de 5 anos. Ao ignorar essas regras, o empreendedor pode sofrer com multas, ainda que não haja culpa (como no caso de haver perdido o HD), por isso é bom ficar atento.
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Mas afinal, qual importância de fazer a gestão de documentos fiscais
Se até pouco tempo atrás os documentos fiscais apenas serviam para algumas atividades na empresa (como escriturar o livro de apurações, reconhecer um débito para o fornecedor em contas a pagar ou até receber um serviço prestado), a verdade é que o cenário tem mudado, e muito.
Grande parte das inovações do governo em relação ao controle de obrigações fiscais aconteceram após a incorporação da Nota Fiscal Eletrônica. Graças a esse documento, boa parte das informações de regras fiscais atualizadas e transações já são conhecidas e estão no Fisco.
Isso abrange também as novas obrigações do SPED, como SPED Contribuições, SPED ICMS IPI, entre outros. Através da escrituração e apuração dos impostos, é possível estabelecer amplos cruzamentos e, inclusive, verificar a regularidade da empresa.
Ou seja, hoje em dia já não é possível ignorar a gestão de documentos fiscais e tampouco exercê-la apenas com documentos físicos, já que a DANFE não passa de uma representação gráfica e não a nota fiscal validada pela SEFAZ.
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O que considerar na gestão de documentos fiscais
· Conferir todos os itens adquiridos, validade do XML, valores, e demais dados na entrada de documentos:
O ato de receber o documento é o momento correto de realizar todas as checagens a fim de aceitar, ou não, a entrada dos produtos. Na ocorrência de erros, é possível se recusar a receber e devolver a mercadoria sem ter que emitir uma nota fiscal de devolução.
Outro ponto, às vezes ignorado, é justamente o de conferir o XML, uma vez que a DANFE é apenas a representação gráfica da Nota Fiscal. Realize o download do XML da SEFAZ e, se houver algum problema, também recuse.
· Armazenar XMLs e todos os documentos fiscais em mais de um local seguro, como backup e nuvem.
Existem penalidades para aqueles que não fizerem o devido armazenamento dos documentos fiscais durante período previsto na legislação.
Ainda que estejam armazenados, é preciso mantê-los em local seguro, evitando eventos como a perda de dados por conta de um HD queimado, por exemplo. Tenha backups e arquivos em nuvens.
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