A importância de fazer a gestão de documentos fiscais

Gestão de Documentos Fiscais - publicidade legal

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As regras fiscais são uma das principais preocupações que um empreendedor deve ter ao abrir um novo negócio. São diversas regras (chegando às centenas!) dependendo do tipo de empresa, e todas com cruzamentos automáticos e validação pelo Fisco.

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Visto isso, é crucial ter em mente que introduzir procedimentos fiscais em seu negócio deve começar pelas Notas Fiscais.

 

Documentos fiscais e o Fisco

Os documentos são de extrema importância para as empresas e a assimilação entre o documento fiscal e o que de fato aconteceu é essencial. Se a operação não ocorreu de fato, o Fisco deverá pressupor que existiu por ter um documento fiscal.

Além disso, uma informação pouco divulgada é a importância de se armazenar o documento de XML válido por um período de 5 anos. Ao ignorar essas regras, o empreendedor pode sofrer com multas, ainda que não haja culpa (como no caso de haver perdido o HD), por isso é bom ficar atento.

Saiba mais: Entenda a importância de uma gestão financeira para uma empresa

 

Mas afinal, qual importância de fazer a gestão de documentos fiscais

Se até pouco tempo atrás os documentos fiscais apenas serviam para algumas atividades na empresa (como escriturar o livro de apurações, reconhecer um débito para o fornecedor em contas a pagar ou até receber um serviço prestado), a verdade é que o cenário tem mudado, e muito.

Grande parte das inovações do governo em relação ao controle de obrigações fiscais aconteceram após a incorporação da Nota Fiscal Eletrônica. Graças a esse documento, boa parte das informações de regras fiscais atualizadas e transações já são conhecidas e estão no Fisco.

Isso abrange também as novas obrigações do SPED, como SPED Contribuições, SPED ICMS IPI, entre outros. Através da escrituração e apuração dos impostos, é possível estabelecer amplos cruzamentos e, inclusive, verificar a regularidade da empresa.

Ou seja, hoje em dia já não é possível ignorar a gestão de documentos fiscais e tampouco exercê-la apenas com documentos físicos, já que a DANFE não passa de uma representação gráfica e não a nota fiscal validada pela SEFAZ.

Veja aqui: Como publicar redução de capital através de publicidade legal

 

O que considerar na gestão de documentos fiscais

·         Conferir todos os itens adquiridos, validade do XML, valores, e demais dados na entrada de documentos:

O ato de receber o documento é o momento correto de realizar todas as checagens a fim de aceitar, ou não, a entrada dos produtos. Na ocorrência de erros, é possível se recusar a receber e devolver a mercadoria sem ter que emitir uma nota fiscal de devolução.

Outro ponto, às vezes ignorado, é justamente o de conferir o XML, uma vez que a DANFE é apenas a representação gráfica da Nota Fiscal. Realize o download do XML da SEFAZ e, se houver algum problema, também recuse.

 

·         Armazenar XMLs e todos os documentos fiscais em mais de um local seguro, como backup e nuvem.

Existem penalidades para aqueles que não fizerem o devido armazenamento dos documentos fiscais durante período previsto na legislação.

Ainda que estejam armazenados, é preciso mantê-los em local seguro, evitando eventos como a perda de dados por conta de um HD queimado, por exemplo. Tenha backups e arquivos em nuvens.

Clique aqui e veja: Por que as empresas devem ter um planejamento tributário

 

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