Saiba quais são as principais diferenças entre ata de reunião formal e informal, e veja também como publicar no Diário Oficial da União por meio de publicidade legal.
A ata de reunião é um documento que visa resumir o que foi discutido durante uma sessão, reunião, assembleia ou convenção, e é redigido por alguém que tenha facilidade e habilidade com a escrita.
A ata pode ser redigida em papel ou computador. Em todo o caso, o documento deve ser assinado e publicado, para que todos os interessados tenham acesso ao que foi decidido durante a reunião.
Também, é importante que a companhia mantenha um arquivo com cópias das atas que foram publicadas, garantindo que as informações permaneçam devidamente salvas em uma pasta em que um responsável tenha livre acesso.
Atualmente, existem dois modelos de ata: formal e informal. Confira todos os detalhes:
Diferenças entre ata de reunião formal e informal
O que é Ata formal (Ata de reunião oficial):
Entenda o que é ata formal de modo rápido e fácil
Conta com aspecto extremamente formal, devendo ser assinada por todos os integrantes e, também, registrada em cartório. Exemplos mais conhecidos são a alteração de diretoria, alteração contratual, entre outros.
A ata formal deve ser estruturada em 5 partes:
- Abertura: consta data, local, horário e o nome da empresa;
- Legalidade: autenticação de legalidade da reunião, de acordo com os estatutos;
- Expediente registro informativo: em que são apresentados os nomes de todos os presentes, assim como ausências (e suas justificativas), dentre outros assuntos;
- Ordem do dia: desenvolvimento do texto, que apresenta as discussões e decisões tomadas durante a reunião, devendo constar também os quesitos e acontecimentos em ordem cronológica;
- Encerramento e desfecho: apenas após o registro de todos os acontecimentos.
O que é Ata Informal (Ata de reunião simples):
Entenda o que é ata informal de modo rápido e fácil
Tem aspecto informal e se caracteriza como um tipo de documento em que são registrados apenas os dados mais importantes, que devem ser entregues ao RH, por exemplo.
Reuniões com clientes e reuniões departamentais são exemplos comuns de atas informais.
Principais tópicos que devem constar na ata informal:
- Local, data e horários (de início e fim) da reunião: assim como no caso anterior, aqui também é preciso saber quando e onde as pautas foram discutidas;
- Participantes e seus cargos: é necessário informar quem tomou cada decisão;
- Pauta da reunião: tópico que reúne o propósito pelo qual os participantes se reuniram;
- Discussões: desenvolvimento das discussões, visando trazer luz às decisões que foram tomadas e por qual motivo determinados projetos foram descartados (evitando, assim, que um mesmo tópico seja retomado posteriormente);
- Registro das decisões: fatos acordados entre os integrantes;
- Compromissos: prazos para colocar em prática cada tarefa que foi estabelecida, além de data, local e horário da próxima reunião.
Saiba tudo sobre ata de reunião e veja como realizar publicidade legal pela internet
Agora que sabemos o que é ata, entenda como publicar no diário oficial
Por meio da publicidade legal oferecida pelo Diário Serviços, é possível publicar atas de reunião nos Diários Oficiais da União, dos Estados e dos Municípios.
Além disso, o DSI conta com uma seção de seu site dedicada a responder todas as questões e trazer luz aos assuntos que tratam da ata de reunião. Clique aqui para acompanhar.
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Veja mais sobre o que é ata de reunião: Publicidade Legal – Método das partidas dobradas – Como fazer uma ata
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