Emitir nota fiscal é algo que gera dúvida em muitas pessoas, mas é mais fácil do que parece – principalmente a versão eletrônica que está em vigor no Brasil desde 2006.
Sendo assim, para esclarecer as dúvidas e ajudar quem não sabe como fazer a emissão, separamos este conteúdo com as principais informações sobre o tema. Acompanhe!
O que é nota fiscal e qual é sua finalidade?
A nota fiscal é um documento que tem como objetivo fazer o registro das operações de venda e compra de serviços e produtos, servindo também como meio de recolhimento de impostos oriundos dessas transações.
Entre os impostos que são recolhidos neste documento, estão o ICMS, que é o imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços de transporte e de comunicação.
Além disso, é um documento extremamente importante para as empresas. Grande parte delas têm obrigatoriedade de emitir nota fiscal não só em razão dos impostos, mas também para comprovar o faturamento.
Entre as raras exceções de empresas que não precisam emitir esse documento, está a MEI, que só precisa emitir ao realizar transações com pessoas jurídicas ou se uma pessoa física solicitar.
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Conheça os tipos existentes
Existem diferentes tipos de nota fiscal, sendo que os mais utilizados são:
- Nota Fiscal (NF): é o modelo padrão utilizado no registro de compra e venda de produtos, além de exportação, importação, retorno e remessa;
- Nota Fiscal de Serviços (NFS): é o tipo destinado à prestação de serviço, como cabeleireiros, professores, médicos e outros;
- Nota Fiscal do Consumidor (NFC): é usado no lugar do cupom fiscal e a emissão acontece no momento da venda ao cliente.
Também é possível classificar a nota fiscal entre tradicional e eletrônica. Ambas têm o mesmo valor, a diferença é que a primeira é impressa em papel, enquanto a segunda é emitida digitalmente e guardada no computador.
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Como emitir nota fiscal?
Atualmente, o principal modelo utilizado é o eletrônico, que é muito mais prático de ser utilizado. Nesse sentido, é preciso:
1. Credenciamento para emissão de nota fiscal
A empresa deve se cadastrar no órgão competente. Para emitir notas de serviço, o órgão é a prefeitura da cidade. Se for de vendas, o cadastro deve ser feito na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
2. Inscrição para emissão de nota fiscal
Para conseguir fazer a emissão da nota, é essencial fazer a inscrição estadual, no caso de vendas, e a municipal no caso de serviços.
3. Obtenção do certificado digital para emitir nota fiscal
A validade das notas é feita pelo certificado digital que deve ser realizado por meio de uma empresa certificadora autorizada, podendo ser no modelo A1 ou A3.
4. Utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica
Por fim, depois de todos os passos cumpridos, é a hora de emitir o documento por meio de um sistema emissor, que pode ser o fornecido pelo governo ou criado por uma empresa privada.
MEI
No caso de MEI, o passo a passo é o mesmo, apenas com uma diferença: é preciso se cadastrar na Secretaria da Fazenda da respectiva cidade, que é um órgão pertencente à prefeitura municipal. Esse órgão faz o cadastro do CNPJ da empresa como emissora das NFs dentro do município.
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E se eu não emitir a NF?
Além de saber o que é nota fiscal e entender seu processo de emissão, é importante estar atento à obrigatoriedade. Se a empresa negligenciar essa obrigação e não emitir o documento, isso pode acarretar o pagamento de multa que corresponde entre 10% e 100% do valor total da nota.
Dependendo do caso, essa omissão também pode ser caracterizada como crime de sonegação, com previsão de pena de prisão de 2 a 5 anos.
Portanto, é muito importante sempre emitir as notas corretamente para evitar qualquer problema e estar em dia com as obrigações legais.
Erros comuns ao emitir nota fiscal e como evitar
Emitir uma nota fiscal incorretamente pode gerar rejeição, multas ou retrabalho. De acordo com especialistas, mesmo com sistemas modernos, ainda há muitos equívocos no processo da Nota Fiscal Eletrônica (NF‑e). A seguir, apresentamos os erros mais comuns e dicas práticas de como emitir nota fiscal.
Erro 1: Dados incorretos ou incompletos
- Informações como CNPJ do cliente, endereço, descrição do produto ou serviço, valores podem estar erradas ou ausentes.
- Consequência: Nota pode ser rejeitada, cliente pode ter problemas para usar créditos fiscais, você pode sofrer autuação.
Como evitar: mantenha cadastro atualizado, use sistema que puxe dados automaticamente e faça conferência antes da emissão.
Erro 2: Escolha incorreta do tipo de nota ou modelo
- Existe a NF‑e, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS‑e), a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC‑e), entre outros.
- Consequência: emitir a nota errada para o tipo de operação pode gerar inconsistências tributárias.
Como evitar: identifique claramente se a operação é prestação de serviços, venda de mercadorias ou consumidor final, verifique qual modelo aplicar.
Erro 3: CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) incorreto
- O CFOP indica a natureza da operação (entrada, saída, interestadual, etc.). Um valor equivocado compromete toda a tributação.
Como evitar: consulte tabelas atualizadas de CFOP, use sistema que sugira automaticamente ou verifique junto ao contador.
Erro 4: Tributação ou alíquotas aplicadas erradas
- Erros no cálculo de ICMS, PIS/COFINS, base de cálculo, ou aplicação de isenção indevida são recorrentes.
Como evitar: mantenha regras tributárias atualizadas, use software de emissão que consolide alíquotas, revise notas com maior risco.
Erro 5: Falhas técnicas ou integração deficiente
- Sistemas longe de estar integrados com cadastro de clientes/produtos resultam em preenchimento manual e maior risco de erro.
Como evitar: adote sistema emissor confiável, treine equipe e promova auditoria periódica dos processos.
Erro 6: Confusão entre documentos ou uso inadequado de arquivos auxiliares
- Exemplos: confundir o DANFE com a NF‑e, ou não emitir correção ou cancelamento quando necessário.
Como evitar: compreenda o papel de cada documento (XML, DANFE), defina procedimentos para correção ou cancelamentoe e mantenha controle interno.
Dúvidas frequentes sobre como emitir nota fiscal
Mesmo empresas experientes ainda têm dúvidas sobre como emitir nota fiscal. A seguir estão as principais perguntas que surgem com frequência — e as respostas de forma clara.
Detalhamento de algumas dúvidas relevantes
- Quem deve emitir a nota? Qualquer pessoa jurídica que realize operações de venda ou prestação de serviços, salvo situações específicas de isenção ou dispensas municipais.
- Qual modelo usar? Depende da natureza da atividade: mercadoria (venda), serviço ou consumidor final. Verifique legislação estadual ou municipal.
- Posso emitir sem integração com contador ou sistema? Sim, mas isso eleva o risco de erros. Sistemas modernos facilitam e reduzem falhas.
- E se vender para cliente de outro estado? Há necessidade de atenção especial ao CFOP, tributação interestadual e possíveis exigências de cada estado.
- O que fazer se a nota foi emitida com erro? Dependendo do erro: emitir carta de correção, cancelar a nota (se permitido) ou registrar ajuste em nota complementar. Consulte seu contador.
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