Empresários e gestores sabem, melhor do que ninguém, da quantidade de obrigações fiscais e documentações que as empresas precisam ter para que seu funcionamento seja legítimo – e, claro, lucrativo.
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma documentação que faz parte dessa prestação de contas e, por isso, é superimportante para qualquer companhia.
A hora de entregá-la se aproxima e, se você ainda tem dúvidas sobre o seu preenchimento ou a sua real finalidade, nós preparamos um guia para te ajudar no processo!
O que é a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)?
A DEFIS é um formulário que tem como objetivo prestar contas à Receita Federal sobre dados pertinentes às atividades econômicas, fiscais e sociais de uma empresa.
Gestores podem conhecê-la como a antiga Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), cujo nome foi alterado pela Resolução do CGSN n. 94/2011. Apesar da substituição de nomes, na prática, as funções de ambos os documentos são as mesmas.
Para que serve a DEFIS e quem deve entregar
A DEFIS tem como principal objetivo manter uma comunicação clara entre empresas e órgãos fiscalizadores. Seu intuito, portanto, é garantir que a companhia esteja em dia com suas obrigações tributárias, operando dentro dos conformes da lei.
Entre as informações a serem apresentadas, estão os ganhos de capital, quantidade de empregados (os números devem se referir ao período abrangido no início e final da declaração), rendimento e identificação dos sócios, total das despesas, custos e mais.
Todas as empresas que optam pelo regime do Simples Nacional têm a obrigatoriedade de preencher e entregar a DEFIS. Ou seja, as microempresas – aquelas que contam com receita anual bruta inferior ou igual a R$ 360 mil – e as empresas de pequeno porte – receita bruta de até R$ 4,8 milhões – são obrigadas a entregar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.
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Como preencher a DEFIS passo a passo
O preenchimento da DEFIS é um processo relativamente simples, mas o levantamento de informações precisa ser apurado cuidadosamente, a fim de evitar erros.
Assim que todas as informações estiverem em posse da empresa, é preciso que ela acesse o Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D) na página da Receita Federal, tendo um certificado digital e um código de acesso. No entanto, muitas empresas preferem contar com o auxílio de contadores para emissão da DEFIS.
Prazo de entrega da DEFIS 2025
A DEFIS tem um prazo para ser entregue, e ele expira no dia 31 de março de cada ano. Isso quer dizer que uma empresa que deseja regularizar a entrega do documento referente a 2020, por exemplo, deve fazê-lo até março de 2021.
Ao contrário do que se pode pensar, não há previsão de multas para empresas que deixam de cumprir com as obrigações. Isso, entretanto, não quer dizer que ela não será prejudicada.
A DEFIS é uma obrigação acessória, o que significa que a emissão de outros documentos importantes depende da sua regularização. Quem negligencia a emissão da dessa documentação, portanto, pode ser impedido de cumprir com outras obrigações fiscais ainda mais importantes e comprometer sua saúde financeira.
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Erros comuns ao declarar a DEFIS e como evitá-los
Apesar de ser uma obrigação simples para empresas optantes pelo Simples Nacional, a declaração da DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) ainda gera muitos erros que podem resultar em problemas futuros com a Receita Federal. Veja os equívocos mais frequentes e como evitá-los:
1. Informar dados inconsistentes
Um dos erros mais comuns é incluir valores divergentes do faturamento ou despesas, em comparação com o que foi declarado no PGDAS-D. Isso pode levantar suspeitas de inconsistência fiscal.
Como evitar: Sempre cruze os dados contábeis com os informes transmitidos no Simples Nacional, garantindo coerência.
2. Omitir dados de sócios ou funcionários
Alguns empreendedores esquecem de atualizar dados sobre alterações societárias, quantidade de empregados ou pró-labore.
Como evitar: Tenha sempre em mãos o contrato social atualizado e as folhas de pagamento do ano-calendário da declaração.
3. Declarar empresa inativa sem comprovação
Declarar uma empresa como inativa requer que nenhuma atividade operacional ou financeira tenha ocorrido durante todo o ano-calendário.
Como evitar: Certifique-se de que nenhum pagamento, emissão de nota ou movimentação bancária foi feito. Caso contrário, a empresa não pode ser considerada inativa.
4. Perder o prazo de entrega
Entregar fora do prazo pode bloquear o CNPJ e gerar dificuldades para emissão de certidões negativas.
Como evitar: Anote o prazo no calendário fiscal da empresa: geralmente até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário.
Quem precisa entregar a DEFIS
A DEFIS é obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto o MEI (Microempreendedor Individual). Isso inclui:
- Microempresas (ME)
- Empresas de Pequeno Porte (EPP)
- Empresas com CNPJ ativo, mesmo que sem movimentação
Importante destacar que mesmo empresas inativas durante o ano devem entregar a DEFIS, declarando essa condição no formulário.
Estão dispensados da DEFIS:
- MEI (que entrega o DASN-SIMEI);
- Empresas excluídas do Simples Nacional no início do ano-calendário (devem cumprir outras obrigações acessórias conforme o regime adotado).
Manter a entrega da DEFIS em dia evita problemas legais, cancelamento de CNPJ e facilita a obtenção de certidões, crédito e participação em licitações.
Como o Diário Serviços pode ajudar com a entrega da DEFIS
A emissão da DEFIS é, certamente, uma obrigação importante para as empresas – mas não é a única. Muitas companhias precisam, por exemplo, publicar informações de interesse público (como balanços patrimoniais) em veículos de grande abrangência. Para isso, não existe plataforma melhor do que os Diários Oficiais.
Se esse é o caso da sua companhia, você pode contar com a Diário Serviços, uma agência de publicidade legal especializada na intermediação entre anunciantes e a Imprensa Oficial, como o Diário Oficial da União e dos Estados. Entre em contato conosco para receber um orçamento!