Reuniões são parte essencial do ambiente corporativo em muitos setores. Muitas vezes, no entanto, é comum que o tema de uma reunião perca-se ao longo de sua duração, fazendo com que o tempo não seja usado de maneira otimizada e causando ruído na comunicação interna.
Apesar de ser esse um cenário bastante comum, existem maneiras de evitar que ele ocorra com frequência, sendo o cuidado com a ata de reunião a mais efetiva delas.
Neste artigo, falaremos um pouco sobre quais são os tipos de atas, quais os cuidados que o seu preenchimento requer e, sobretudo, como publicá-la de maneira segura e sem burocracias. Aproveite a leitura.
Tipos de atas
As atas são documentos escritos que atestam acontecimentos, como tratados e acordos. Elas são muito usadas em reuniões, por exemplo, e podem ajudar a manter o fluxo de discussões bem direcionado.
Existem também as atas que servem para registrar o ano letivo. Nela, devem estar contidas as informações do aluno, assim como seu desempenho nas matérias.
As atas podem ser formais ou informais, dependendo da sua finalidade. Se forem publicadas, por exemplo, elas precisam ser formalizadas, seguindo todas as regras de publicação para que sua validade seja comprovada. Entenda a diferença entre o conteúdo das duas a seguir.
Ata simples/informal
A ata informal é uma maneira de registrar minimamente as informações relevantes de uma reunião. Elas podem conter os seguintes pontos:
- Local, data e horário da reunião;
- Pessoas presentes e seus cargos;
- Pauta da reunião;
- As discussões;
- As decisões;
- Os compromissos.
Ata formal
A ata formal diz respeito a assuntos de maior seriedade e que envolvem partes como empresas e negociações contratuais. Elas devem conter os seguintes pontos:
- Abertura;
- Legalidade;
- Expediente;
- Ordem do dia;
- Desfecho.
Principais precauções ao preencher uma ata
A ata é um documento de suma importância, por isso, seu preenchimento requer cuidados. Eles servem para prevenir problemas de autenticação, falsificação e até mesmo garantir a validade do item.
É recomendável, por exemplo, que o texto seja escrito em linhas corridas, com parágrafos apenas no início de cada frase. Essa medida serve para evitar que informações extras possam ser acrescentadas posteriormente, mudando o sentido das informações.
Quaisquer correções de erros ou deslizes devem ser feitas na redação da ata, sem o uso de rasuras. Por exemplo, digamos que, no lugar de “março”, queira se dizer “maio”. A correção do texto pode ser realizada das seguintes maneiras:
- “Aos onze dias do mês de março, digo, maio de dois mil e vinte…”;
- “Onde lê-se março, leia-se maio.”
Registro em cartório
Enquanto uma ata não tem registro, o documento é válido apenas para aqueles envolvidos na reunião ou processo documentado.
Para que a ata tenha validade jurídica, portanto, é preciso que ela seja devidamente registrada em cartório. Esse processo pode ser feito digitalmente ou de forma presencial.
Como publicar uma ata de reunião?
Para algumas empresas, a publicação de atas é parte importante dos cuidados de publicidade legal. Sociedades anônimas e limitadas, por exemplo, têm obrigatoriedade de publicar balanços anualmente, além de tornar públicas as dissoluções de sociedade, reduções de capital, fusão ou incorporação de qualquer tipo.
Se você ainda tiver dúvidas sobre quando publicar uma ata de reunião para sociedade limitadas e anônimas, leia esse texto em nosso blog.
Apesar de obrigatória, a publicação de atas de reunião pode ser um processo que despende bastante tempo dos gestores de empresas. Por isso, poder contar com uma agência de publicidade legal especializada, como a Diário Serviços, é essencial.
Há sete anos, a Diário Serviços trabalha com a intermediação de publicação de atas, balanços patrimoniais e outros documentos importantes para pessoas jurídicas e físicas. Entre em contato conosco para receber mais informações sobre como publicar atas em meios oficiais.
Confira também: Modelo de ata para reunião