Os documentos fiscais são o instrumento que a Receita Federal (RF) utiliza para coibir a prática de sonegação de impostos. Isso é feito por meio da fiscalização das empresas, a qual permite que a RF solicite essa documentação.
Embora o controle dos documentos fiscais seja feito com rigor e diligência pelas empresas, é comum que as notas fiscais sejam perdidas ou extraviadas. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como falhas humanas, desastres naturais ou volume muito grande de emissões.
Continue a leitura e saiba como recuperar as notas fiscais perdidas ou extraviadas!
Em caso de perda ou extravio de documentos fiscais, como recuperar as notas fiscais?
Para o caso de alguma das situações mencionadas acontecer ou por qualquer outro motivo pelo qual os seus documentos fiscais sejam extraviados, ainda há uma solução para o problema. No que concerne às notas fiscais, é possível obter uma segunda via.
O Portal de Notas Fiscais da Secretaria da Fazenda (Sefaz) foi desenvolvido pelo Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributário Estaduais (ENCAT), em parceria com a Receita Federal, e é o responsável pela emissão da segunda via da nota fiscal.
Acessando a página, basta fazer o login com o certificado digital da empresa e clicar na opção “Consultar NF-e”. Por esse procedimento, também é possível verificar a situação da nota fiscal, a data de emissão do documento e o destinatário final. Ao encontrar a nota correspondente à pesquisa, é só fazer o download, de maneira fácil e rápida.
Qual o prazo para recuperar uma nota fiscal?
A nota fiscal fica armazenada no sistema da SEFAZ por um período limitado de tempo. O arquivo XML completo da NF-e pode ser acessado apenas até 30 dias da sua emissão.
Porém, caso você não precise do documento completo e queira apenas confirmar uma informação ou ter o acesso rápido ao documento, a versão resumida pode ser acessada em até 90 dias.
Como emitir a segunda via da NF pela internet no caso de extravio de documentos fiscais?
A pesquisa no site da SEFAZ pode ser realizada por meio da chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica, que possui 44 dígitos e está presente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Sem essa identificação completa não é possível obter a segunda via do documento pelo site.
Utilize softwares contábeis
Se você não possui a chave de acesso, ainda há outra alternativa: os softwares contábeis. Com esses softwares, você pode pesquisar uma nota fiscal com o número do CNPJ e o certificado digital das empresas. A vantagem é o prazo, que é de até 3 meses para encontrar o documento.
Ainda é possível tentar outras opções, como solicitar a segunda via da nota fiscal para o fornecedor do produto ou serviço contratado ou fazer uma busca no próprio e-mail da empresa, já que, muitas vezes, a versão eletrônica do documento é enviada para o endereço eletrônico.
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