Apesar de todas as medidas de segurança existentes, ter documentos roubados, perdidos ou acessados ilegalmente é algo que pode acontecer com qualquer pessoa ou empresa. Porém, quando isso ocorre, é fundamental – e exigido por lei – que seja feita, como medida comprobatória da perda, uma publicação oficial sobre o extravio desse conteúdo, evitando possíveis penalidades administrativas. Entenda a importância disso e como publicar extravio de documentos em Diários Oficiais.
O que é extravio de documentos?
Caracteriza-se por extravio a perda de um determinado objeto. No caso dos documentos, isso pode acontecer por meio do sumiço, deterioração ou roubo do material. Trata-se de um problema real e bastante comum, que pode trazer uma série de consequências para as empresas se não forem tomadas as devidas providências o quanto antes.
Num mundo cada vez mais tecnológico, o extravio de documentos vai além do desaparecimento físico desse conteúdo e pode ser executado por meio do corrompimento de dados digitais, tornando-os vulneráveis a ataques de hackers. No que diz respeito aos documentos em papel, os motivos podem variar de falha humana (por desorganização, falta de treinamento ou erro nos procedimentos internos) a desastres naturais (enchentes, incêndios e outros), também incluindo invasões criminosas.
Extravio de documentos: porque é importante fazer uma publicação no Diário Oficial?
Ao se deparar com o sumiço de um documento, é fundamental que a empresa notifique órgãos oficiais por meio de uma publicação de extravio. Essa ação é exigida a fim de evitar que a companhia sofra futuras penalizações em caso de solicitação do material por agentes fiscalizadores. Assim, além de seguir o que dizem as leis, essa é uma forma de cada organização comprovar a perda desses documentos, mostrando que não agiu de má-fé para tirar algum tipo de vantagem.
É importante frisar que muitos desses documentos são utilizados para cálculos de impostos (como notas e livros fiscais, duplicatas, recibos e faturas) e devem ser mantidos arquivados por no mínimo cinco anos, período no qual podem ser solicitados para apresentação junto às autoridades. Além desses conteúdos, as empresas devem guardar em segurança contratos, certificados, escrituras e outros materiais que contenham informações confidenciais.
Em casos de extravio de documentos sigilosos como os citados, sugere-se que outras providências sejam tomadas, como, por exemplo, o registro de um boletim de ocorrência. No entanto, se por acaso a perda dos materiais não representar grandes prejuízos ou riscos de vazamento de informações, a empresa pode apenas emitir uma segunda via.
Como fazer uma publicação de extravio de documentos no Diário Oficial da União (DOU)?
Antes de preparar uma publicação de extravio de documento nos Diários Oficiais, é importante conhecer os três tipos de cadernos governamentais de imprensa (Federal, Estadual e Municipal) e entender as particularidades de cada um. De forma geral, os diários servem como meios de divulgação de textos, comunicados e anúncios de interesse da população.
No caso do Diário Oficial da União, o interessado deve fazer um cadastro na Imprensa Nacional e seguir à risca o passo a passo imposto para publicação no DOU. Uma segunda alternativa para publicar extravio de documentos é recorrer a agências especializadas, como a Diários Serviços, que intermediam a veiculação de conteúdos nos canais de comunicação do governo, facilitando o processo de aprovação e distribuição do material, sempre seguindo todas as exigências necessárias.
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