Abrir e manter uma empresa em funcionamento é uma tarefa que exige muito cuidado e atenção. São várias as regras a serem seguidas e documentos que devem ser entregues, emitidos e guardados. Um deles é o modelo de recibo. Comumente esquecido ou deixado de lado, ele é apenas mais um dos importantes documentos fiscais que toda empresa precisa ter em mãos.
Apesar de simples, ele pode auxiliar no controle financeiro da companhia e deve ser mantido como prova de pagamentos e recebimentos, mantendo em segurança as operações de um negócio para evitar possíveis problemas no futuro. Mas, afinal, do que se trata e como emitir esse papel?
O que é um modelo de recibo?
Um modelo de recibo nada mais é do que um comprovante de transações financeiras de uma empresa a partir do pagamento ou recebimento de dinheiro, seja por meio de uma venda ou prestação de serviço. Com ele, é possível garantir os direitos e deveres tanto do vendedor quanto do comprador.
No âmbito jurídico, esse tipo de documento é considerado uma espécie de declaração de pagamento. De acordo com o Art. 320 do Código Civil brasileiro, toda quitação pode ser dada por meio de instrumento particular, desde que designados o valor e a espécie da dívida consumada, bem como alguns dados básicos: nome completo das partes envolvidas, tempo, lugar e assinatura do credor ou seu representante.
Fundamental para o controle fiscal e financeiro de empresas, o recibo é bastante utilizado por profissionais liberais, autônomos, MEIs (que não comercializem para outra pessoa jurídica) e demais pessoas que não têm a obrigação de emitir nota fiscal. Além de facilitar o gerenciamento dos negócios, o documento serve como garantia da consumação de transações. Vale frisar também a importância da emissão de duas vias, uma para a empresa e a outra para o cliente.
Os recibos também são válidos como comprovantes de pagamento de aluguéis, acordos trabalhistas, doações, entre outras finalidades. Atualmente, não existe um modelo padrão exigido por algum órgão fiscalizador, por isso, há uma infinidade de layouts de recibos impressos e digitais, desde os tradicionais talões comercializados em gráficas e papelarias até modelos personalizados por cada empresa.
Qual é a importância para a minha empresa?
Criada em 21 de janeiro de 1994, a Lei n.º 8.846 obriga a emissão de recibos em toda e qualquer tipo de operação financeira no território brasileiro. Sendo assim, contar com um modelo de recibo é atuar dentro da legalidade. Olhando para o lado da gestão, é um documento essencial para registro das entradas e saídas de dinheiro, facilitando a contabilidade e protegendo os interesses de vendedores e compradores.
Para garantir os direitos legais de clientes e fornecedores, recibos, notas fiscais e demais documentos equivalentes devem ser preservados e mantidos em segurança por pelo menos cinco anos, segundo a Lei n.º 5.172, de 25 de outubro de 1966. Dessa forma, toda companhia poderá comprovar suas transações em casos de processos, auditoria ou fiscalização, evitando cobranças duplicadas e, até mesmo, auxiliando na dedução das declarações de impostos.
Recibo e nota fiscal: quais são as diferenças?
Muitas vezes confundidos ou considerados com a mesma finalidade, esses dois documentos têm funções distintas dentro de uma empresa. Enquanto o recibo serve apenas para comprovar um pagamento, ou seja, é uma ferramenta de controle financeiro, a nota fiscal é uma certificação de propriedade de um determinado bem ou serviço, tendo como objetivo principal declarar operações comerciais à Receita Federal, a fim de viabilizar o recolhimento de impostos.
Quando eu devo emitir?
Basicamente, o recibo deve ser emitido no ato da venda ou prestação de serviço, podendo, de preferência, acompanhar a nota ou cupom fiscal. É importante salientar que o recibo, no entanto, não substitui o documento fiscal. No caso de profissionais liberais, autônomos, MEIs (que não vendem para empresas) e demais pessoas físicas, é permitida a utilização apenas do recibo, variando de acordo com as leis de cada estado ou município.
Quer ter acesso a mais conteúdos sobre o mundo dos negócios e saber como operar sua empresa legalmente? Acompanhe o blog da agência de publicidade legal Diário Serviços e veja também como veicular seu próprio conteúdo nos Diários Oficiais do Brasil.