O extravio de livros e de documentos fiscais, embora não seja tão comum, pode acontecer em qualquer empresa. Os motivos são diversos, desde a negligência no armazenamento a um desastre natural.
Você sabe como proceder no caso do extravio desse tipo de documento na sua empresa? Leia o post até o final e descubra!
Qual o procedimento em caso de extravio de documentos fiscais?
Caso a empresa extraia algum de seus documentos fiscais, será preciso fazer um comunicado de extravio de livros fiscais ao posto policial da região. Essa comunicação precisa conter as informações sobre o ocorrido e ser feita em até 30 dias corridos do fato.
Além da comunicação, também é exigido que o responsável pela empresa faça uma Declaração de Extravio de Documento, que é anexa ao comunicado principal e pode ser feita de maneira muito simples. Veja um modelo:
“A empresa (nome da sua empresa), situada em (endereço da empresa), Inscrição Estadual nº (número da IE) e CNPJ nº (número do documento), comunica que em (data do extravio) ocorreu o extravio de (tipos e quantidades de documentos extraviados). Assinatura.”
Também é preciso publicar um anúncio em jornal de grande circulação e no Diário Oficial. Esses anúncios devem relatar o extravio e fornecerem todas as informações pertinentes aos documentos. Para a publicação, é possível utilizar o mesmo modelo de declaração entregue ao posto fiscal.
Como deve ser feito o comunicado de extravio de livros fiscais?
Para fazer o comunicado de extravio de documentos fiscais, parte mais importante do procedimento acima, é necessário recolher os documentos de identificação da empresa e fazer uma análise de quais foram os documentos extraviados, com exatidão.
Além disso, é preciso anexar os comprovantes de publicação no Diário Oficial e em um jornal de grande circulação. Alguns estados exigem que a publicação no jornal seja feita mais de uma vez.
Quais as informações devem constar na comunicação?
Confira o que deve constar na comunicação entregue ao posto fiscal:
- CNPJ;
- Inscrição Estadual;
- Tipo da ocorrência;
- Comprovante de publicação no Diário Oficial;
- Comprovante de publicação nos jornais;
- Local e data;
- Assinatura do responsável.
O que fazer em caso de extravio dos documentos em desastres?
Com as tragédias naturais ocorridas no Brasil, muitas vezes, os documentos fiscais são extraviados, seja por alagamentos, chuvas, ou até mesmo tornados, como os que aconteceram em Santa Catarina, em 2015.
Caso o extravio dos documentos aconteça por conta de algum desses motivos, a empresa deve fazer o mesmo procedimento citado nos tópicos anteriores: o comunicado de extravio de livros fiscais, a declaração e a publicação no Diário Oficial.
Porém, caso a situação ocorra em razão de uma enchente, é preciso ser feita uma dupla comprovação: a de que os documentos existiam e foram entregues a um contador, por exemplo, e a de que os documentos efetivamente foram danificados na ocasião.
Conheça a DSI Publicações
A DSI Publicações é a sua agência de publicidade legal! Contamos com profissionais qualificados para fazer a análise, diagramação e a formatação da sua matéria, inclusive a declaração de extravio de documentos fiscais. Depois disso, fazemos todo o intermédio com o Diário Oficial, para que a publicação seja realizada o mais breve possível.
Continue no site da DSI Publicações e entre em contato conosco para solicitar um orçamento!
