A Secretaria da Fazenda possui alguns procedimentos essenciais em caso de extravio de documento fiscal. As resoluções constam especificadas na Portaria CAT 17/2006, e não indicam à inutilização de impressos de Nota Fiscal Modelo 1 ou 1 A ou então por motivo de início de obrigatoriedade de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.
Saiba por que é importante anunciar o Extravio de Documento Fiscal
Entenda a importância de publicar extravio de documento fiscal no Diario Oficial
Vale ainda ressaltar que documentos, tais como faturas, duplicatas, recibos, guias e qualquer tipo de documento relacionado com o ICMC deve ser conservado por, no mínimo, cinco anos. Esse tipo de material deve ser disponibilizado para autoridade fiscal sempre que solicitado, visto que serve como base na verificação das ações que formam o gerador do imposto.
Dessa forma, no caso de extravio de documento fiscal, é necessário seguir à risca as regras, pois – em eventual fiscalização – a autoridade fiscal poderá, dentro de suas competências, arbitrar o montante das operações, até mesmo exigindo impostos devidos, sendo recomendado publicar o extravio de documento fiscal no Diario Oficial.
O artigo 1º, II, § 2º da Portaria CAT nº 17/2006 (UC: 29/08/16) define que, em caso de extravio de documento fiscal, deve-se seguir os seguintes passos:
“- comunicar o fato ao Posto Fiscal a que estiver vinculado, no prazo de 30 (trinta) dias contado da ocorrência, conforme modelo constante no subcapítulo 3.1 abaixo;
– lavrar termo circunstanciado no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (LRUDFTO), Modelo 6, o qual deverá ser vistado pela autoridade fiscal quando da entrega da comunicação referida na letra “a”;
– entregar ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante no subcapítulo 3.2 abaixo, que será anexada à comunicação referida na letra “a”;
– publicar, por 3 (três) dias, em jornal da localidade, anúncio relativo à ocorrência, com identificação dos documentos ou impressos fiscais perdidos ou extraviados (tipo, modelo, série, subsérie e numeração) e especificação quanto a estarem ou não preenchidos”.
Em outras palavras, o último item diz que é necessário realizar uma publicidade legal no Diário Oficial da União (DOU), ou seja, uma publicação no DOU relatando o extravio de documento fiscal.
Contudo, é importante destacar que em localidades onde só houver jornal oficial com periodicidade mensal, é necessário aguardar os 3 meses de publicação no DOU antes de ir ao Posto Fiscal autorizado pela Secretaria da Fazenda.
Dessa forma, apenas após cumprir todos os procedimentos indicados acima, o contribuinte deve se dirigir ao Posto Fiscal, portando o livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências.
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